Die Stadt Laatzen verfügt über ein Steuerungssystem, das im Wesentlichen auf dem Neuen Steuerungsmodell basiert und insbesondere von einem tagesaktuellen Berichtswesen mittels eines webbasierten Performance Management Portals unterstützt wird.

Die strategischen Ziele der Stadt zu formulieren, ist Aufgabe des Bürgermeisters bzw. des Verwaltungsvorstandes, der die politischen Beschlüsse ausführt, die Verwaltung leitet und dem Rat jährlich einen Haushaltsentwurf mit Zielen, Maßnahmen und Kennzahlen vorlegt. Die strategischen Ziele der Verwaltung werden mit dem Beschluss über den Haushalt vom Rat der Stadt Laatzen beschlossen. Der Umsetzung der Ziele und Maßnahmen dient eine zielorientierte Steuerung nach dem Neuen Steuerungsmodell.

Neues Steuerungsmodell

In der Stadt Laatzen sind weitgehend alle Elemente des Neuen Steuerungsmodells eingeführt:

• Bürgermeister, Erster Stadtrat und Baustadtrat bilden einen Verwaltungsvorstand.
• Die Verwaltung wird über Ziele und Zielvereinbarungen gesteuert.
• Ein Bürgerbüro als zentrale Anlaufstelle wurde eingerichtet.
• Die Ebene der Fachbereiche wurde abgeschafft. Flache Hierarchien und größere Organisationseinheiten sind entstanden. ´
• Interdisziplinär zusammengesetzte Projektgruppen erfüllen Aufgaben mit Entwicklungs- oder Modellcharakter.
• Mit dem Fortfall der Amtsstruktur und der Bildung von Teams sind sich weitgehend selbststeuernde Arbeitseinheiten entstanden.
• Verantwortung wurde delegiert und Ressourcenverantwortung dezentralisiert.
• Die Einheit von Fach- und Ressourcenverantwortung wurde hergestellt.
• Die Haushaltsmittel werden budgetiert und Leistungen werden auch intern verrechnet.
• Eine Kosten- und Leistungsrechnung wurde eingeführt.
• Der Einsatz von IT und E-Government hat einen großen Stellenwert.
• Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) wurde begonnen.
• Die Beschäftigten werden ständig qualifiziert.
• Es gibt flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit der Telearbeit.
• Mit der Einführung einer leistungsorientierten Bezahlung wurde begonnen.
• Die Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung wurde den Erfordernissen des Neuen Steuerungsmodells angepasst.
• Das strategische Controlling erfolgt mittels eines webbasierten Performance Management Portals.

Neues Kommunales Rechnungswesen

Die circa 320 Beschäftigten der Kernverwaltung sind in 19 Teams organisiert, die jeweils über einen Teilhaushalt verfügen. Mit der Einführung des Neuen Kommunalen Rechnungswesens zum 01.01.2009 wurde der Haushaltsplan entsprechend der Verwaltungsorganisation in Teilhaushalte gegliedert. Den Teilhaushalten sind die knapp mehr als 100 Produkte zugeordnet. Für jeden Teilhaushalt und grundsätzlich alle Produkte sind Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen formuliert. Dazu gehören auch geschlechterdifferenzierte Informationen (Gender Budgeting).

Balanced Scorecard

Im Zuge der Einführung der Doppik wurde die Balanced Scorcard eingeführt, die dazu dient, dass die Teams für ihre Teilhaushalte und Produkte Ziele und Maßnahmen formulieren, die zur Erreichung der städtischen Gesamtziele beitragen. Nach dem Prinzip der Steuerungskaskaden werden die Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen der Teilhaushalte und Produkte auf die Ziele der Gesamtverwaltung ausgerichtet. Damit bestehen eine mit Indikatoren hinterlegte langfristige Grundausrichtung und eine durchgängige ziel- und ergebnisorientierte Steuerung.

Führungskräfteklausur und Beteiligung der Beschäftigten

Die Haushaltsaufstellung beginnt damit, dass der Verwaltungsvorstand im Rahmen einer Klausur mit den Teamleiterinnen und Teamleitern die strategischen Ziele der Verwaltung definiert und schriftlich fixiert. Die Ergebnisse der Klausur werden den Beschäftigten wenige Tage später in einer Dienstversammlung bekannt gegeben und erläutert.

Nachdem die Führungskräfte ihre Strategie festgelegt haben, müssen daraus operative Ziele und Maßnahmen abgeleitet werden. Gewünscht ist, dass die Erfahrungen, Kenntnisse und Ideen der Beschäftigten ständig in den Prozess einfließen. Insofern wird von den Teamleiterinnen und Teamleitern verlangt, dass sie die Ziele ihres jeweiligen Teilhaushalts unter Beteiligung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorschlagen.

Eckwertebeschluss

Den Mittelanmeldungen der Teams und der Benennung ihrer Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen geht ein Eckwertebeschluss des Rats voraus. Dazu wird von der Verwaltung die voraussichtlich zur Verfügung stehende Finanzmasse des aufzustellenden Haushaltsjahres ermittelt. Der Eckwertebeschluss stellt für die Verwaltung eine finanzstrategische Richtungsentscheidung dar, an der sich der Prozess der Haushaltsaufstellung orientiert. Aufgrund des Eckwertebeschlusses legt der Stadtkämmerer im Rahmen einer konkretisierten Eckwertevorgabe den Verteilungsschlüssel der zur Verfügung stehenden Finanzmasse für die Teilhaushalte fest.

Haushaltsworkshops

Nach erfolgter Mittelanmeldung durch die Teams stellen diese in einzelnen Haushaltsworkshops dar, wie sie im Rahmen der ihnen zur Verfügung stehenden Finanzmittel zu den Zielen der Stadt beitragen können. Der Weg der Zielerreichung bleibt weitgehend den Teams bzw. den Beschäftigten überlassen. Voraussetzung ist, dass er erfolgreich ist und die Ressourcen optimal eingesetzt werden. Zudem werden von den Teams Effektivitäts- und Effizienzgewinne erwartet. So müssen die Teams in den Haushaltsworkshops nicht nur vorschlagen, für welche Maßnahmen sie welche Ressourcen benötigen, sondern auch auf welche Maßnahmen verzichtet werden kann, weil sie nicht mehr oder mittlerweile weniger gut geeignet sind als andere, die strategischen Ziele zu erreichen.

Ausschussberatungen und Zielvereinbarung

Nach der Einbringung des Haushaltsentwurfs durch den Bürgermeister vertreten die Teamleiterinnen und Teamleiter ihre Teilhaushalte im Rahmen der Haushaltsberatungen der Fachausschüsse. Der später vom Rat verabschiedete Haushalt ist eine in eine Satzung gefasste Zielvereinbarung zwischen dem Rat und dem Bürgermeister.

Tagesaktuelles Berichtswesen

Um die Aufgabenerfüllung zu steuern, wurde bei der Stadt Laatzen mittels eines webbasierten Performance Management Portals ein unterjähriges Berichtswesen aufgebaut, das die im Haushaltsplan festgelegten Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen darstellt und von den Teamleiterinnen und Teamleitern tagesaktuell gepflegt wird. Damit können die Ziele und Ergebnisse innerhalb der Verwaltung und gegenüber dem Rat so kommuniziert werden, dass alle Beteiligten genau die Informationen zu dem Zeitpunkt abrufen können, zu dem sie sie brauchen. Tagesaktuell dargestellt werden der aktuelle Stand der Maßnahmenausführung sowie die unterjährige Zielerreichung.

Fraktionsberatungen und Darstellung des Gesamt- und Folgeaufwands

Die Fraktionen im Rat haben ihre Beratungen weitgehend umgestellt und beraten ihre politischen Ziele bereits im Sommer. In der Regel stellen sie anschließend ihre Anträge zu Zielen und Maßnahmen, die im Wege des nächsten Haushalts realisiert werden sollen. Zu den von den Fraktionen eingebrachten Anträgen fertigt die Verwaltung Stellungnahmen und stellt darin den jeweiligen Gesamt- und Folgeaufwand dar.

Strategische Beteiligungssteuerung

Das für die zwölf Beteiligungen der Stadt zuständige Team steuert aktiv und strategisch das Beteiligungsportfolio der Stadt. Kernelement des neuen Beteiligungsmanagements ist ein Zielsystem, das auf den strategischen Zielen der Stadt basiert und in dem für jede Beteiligung eine Eigentümerstrategie festgelegt wird. Dazu werden die finanz- und fachpolitischen Ziele für jede Beteiligung jährlich definiert. Sie bilden die Grundlage für die strategische Beteiligungssteuerung.

Kompetenztraining für Führungskräfte

Nicht nur die Einführung des Neuen Steuerungsmodells, sondern auch dessen Umsetzung stellt dauerhaft erhöhte Anforderungen an die Teamleiterinnen und Teamleiter. Aus diesem Grund werden den Führungskräften im Rahmen eines gemeinsamen Kompetenztrainings Werkzeuge in den Bereichen System-, Handlungs-, Persönlichkeits- und Sozialkompetenz vermittelt.